Politique de protection des renseignements personnels

Notre engagement à protéger votre vie privée

Chez Raymond James Conseils en placement Ltée, (« Raymond James ») nous reconnaissons l’importance de la protection des renseignements personnels pour vous. Pour vous offrir le niveau de protection le plus élevé possible, nous maintenons des normes visant à protéger la confidentialité et à empêcher toute utilisation abusive de vos renseignements personnels. Nous avons adopté les procédures et principes suivants qui décrivent la façon dont nous recueillons, protégeons et utilisons les renseignements personnels et la façon dont nous nous tenons responsables et nous nous rendrons disponibles.

 

Qu’entend-on par « renseignements personnels »?

Les « renseignements personnels » sont les renseignements qui permettent de vous identifier en tant que personne. Ils comprennent les renseignements suivants : nom, adresse, âge, sexe, revenu, état matrimonial, finances, emploi, historique des négociations antérieures et renseignements sur l’utilisation des sites Web, ainsi que vos recommandations personnelles et numéros d’identification (comme le numéro d’assurance sociale).

 

Pourquoi recueille-t-on des renseignements personnels?

La collecte et la conservation de renseignements personnels à votre sujet sont des éléments essentiels puisqu’ils nous permettent de respecter la règle relative à la connaissance des clients. Cette règle est fondamentale dans le commerce des valeurs mobilières. Votre gestionnaire de portefeuille doit avoir accès à des renseignements pertinents sur vos finances personnelles, votre situation professionnelle, votre connaissance des placements, vos objectifs de placement, votre tolérance au risque, votre âge et votre situation familiale pour être en mesure de savoir si votre portefeuille de placement vous convient.

Nous utilisons aussi vos renseignements personnels pour protéger et gérer vos comptes, vos registres et vos fonds; nous conformer à certaines lois, réglementations et politiques; améliorer nos produits et services; et mieux comprendre vos besoins financiers. Les renseignements que nous sollicitons sont liés aux produits ou aux services que vous avez demandés et, dans la plupart des cas, sont exigés par la loi ou par les commissions en valeurs mobilières au Canada. Par exemple, votre numéro d’assurance sociale est requis pour les produits qui génèrent des revenus de placement, pour respecter les exigences de l’Agence du revenu du Canada en matière de déclaration de revenus.

Avec votre consentement, nous pouvons également partager vos renseignements personnels, lorsque la loi le permet, au sein du groupe de sociétés de Raymond James dans le but de vous recommander une assurance vie, une assurance invalidité, des rentes et d’autres produits et services d’assurance spécifiques.

Nous collectons et divulguons vos renseignements personnels à des tiers seulement quand cela est nécessaire pour que vous receviez les services que vous avez demandés, ou seulement pour les autres motifs au sujet desquels vous avez donné votre consentement (comme par exemple, recevoir des renseignements sur d’autres produits ou services).

 

Comment recueillons-nous les renseignements personnels à votre sujet?

Nous recueillons la plupart des renseignements directement auprès de vous, principalement au moyen des formulaires d’ouverture de compte que vous remplissez avec votre gestionnaire de portefeuille. Avec votre consentement, nous pouvons également obtenir des renseignements auprès de tierces parties comme des prêteurs ou des agences de notation du crédit afin d’obtenir des renseignements au sujet de vos antécédents en matière de crédit. Nous pouvons également communiquer avec vos employeurs ou d’autres références personnelles afin de vérifier les renseignements que vous avez fournis.

 

Quelles sont vos options?

Vous avez toujours le choix de fournir ou non vos renseignements personnels ou de consentir à ce que nous obtenions des renseignements personnels à votre sujet auprès de tiers. Vous pouvez accorder ou retirer votre consentement en tout temps. Toutefois, si vous choisissez de ne pas fournir les renseignements demandés ou de ne pas donner votre consentement, il se peut que nous ne puissions pas vous fournir certains produits ou services. Par exemple, nous ne pouvons pas ouvrir de compte de placement sans obtenir certains renseignements personnels, puisqu’en procédant ainsi nous ne respecterions pas nos obligations légales et réglementaires. Si vous choisissez de retirer votre consentement lié à l’utilisation de certains de vos renseignements personnels, nous devrons peut-être fermer vos comptes de placement. Pour toute question concernant les renseignements personnels, n’hésitez pas à communiquer avec votre gestionnaire de portefeuille ou le chef de la protection des renseignements personnels de Raymond James. Leurs coordonnées sont énoncées à la fin du présent document. Il nous fera plaisir de vous expliquer les différentes options qui s’offrent à vous, ainsi que les conséquences d’un refus ou du retrait de votre consentement.

 

Protection des renseignements personnels sur Internet

Nous sommes conscients que plusieurs clients sont préoccupés par la protection des renseignements personnels dans le contexte des services que nous offrons par l’intermédiaire d’Internet. Nous partageons vos préoccupations et nous nous engageons à protéger les renseignements personnels de nos clients contre tout usage abusif sur le Web.

Vous pouvez contribuer à la protection de vos renseignements personnels en ne divulguant à personne le nom d’utilisateur et le mot de passe que vous utilisez pour accéder à votre compte Raymond James en ligne. Par ailleurs, vous devez aussi savoir que les courriels ne sont généralement pas chiffrés. Nous vous recommandons donc de ne pas nous transmettre de renseignements confidentiels ou de nature délicate par courriel régulier, puisque le courriel n’est généralement pas un moyen de communication sûr.

Raymond James utilise les témoins, une technologie standard permettant d’ajouter de l’information dans l’ordinateur des utilisateurs pour que le site Web de Raymond James reconnaisse les visites ultérieures faites à partir de cet ordinateur. Les témoins permettent de rendre notre site Web plus convivial et de faciliter son utilisation. Par exemple, Raymond James utilise les renseignements fournis par l’intermédiaire des témoins pour savoir si vous avez déjà utilisé le site, vous offrir des pages Web personnalisées, faire le suivi de vos activités sur notre site Web, répondre à vos besoins, et faciliter votre expérience sur le site Web. Le témoin n’est pas utilisé pour récupérer des renseignements stockés dans votre ordinateur que vous n’avez pas encore fournis. Vous pouvez désactiver la fonction d’enregistrement des témoins dans votre navigateur. Cette désactivation pourrait toutefois avoir une incidence sur votre utilisation de notre site Web, ainsi que sur votre capacité à accéder à certaines des sections qu’il contient.

Notre site Web peut contenir des liens vers d’autres sites Web. N’oubliez jamais que lorsque vous cliquez sur l’un de ces liens, vous accédez à un autre site Web à l’égard duquel Raymond James n’a aucune responsabilité ni contrôle.
 

Divulgation des renseignements personnels.

Raymond James ne vendra pas, n’échangera pas et ne prêtera pas vos renseignements personnels à des tiers à moins d’avoir obtenu une autorisation expresse de votre part à cet effet.

La divulgation de vos renseignements personnels pourrait toutefois s’avérer nécessaire dans certains cas. Dans certaines circonstances, il peut s’avérer nécessaire de divulguer vos renseignements à un tiers afin d’effectuer une transaction que vous avez amorcée, ou la divulgation peut être autorisée ou exigée par la loi. Par exemple, nous pouvons divulguer des renseignements à des autorités judiciaires pour nous protéger contre la fraude, le blanchiment d’argent ou toute autre activité criminelle. Il est aussi possible que l’on nous demande, à l’occasion, de divulguer des renseignements à des organismes de réglementation et de surveillance des valeurs mobilières qui régissent nos activités dans le cadre d’une vérification ou d’une enquête liée à des comptes spécifiques ou à nos activités en général.

Il est parfois nécessaire de fournir les renseignements personnels à votre sujet à un tiers qui n’est pas une société affiliée, comme un fournisseur ou une société de services à qui nous faisons appel pour traiter nos données, pour préparer vos relevés de compte ou pour fournir un soutien ou des services pour un ou plusieurs de nos produits. Nous demanderons à ces fournisseurs et sociétés de service de protéger les renseignements confidentiels à votre sujet, ainsi que les produits et services que vous détenez chez nous.

 

Emplacement des données

Certains de nos sociétés de service ou fournisseurs indiqués ci-dessus peuvent être situés ou avoir des serveurs situés à l’extérieur du Canada. Lorsqu’un fournisseur de services ou ses systèmes de serveurs est situé dans un territoire étranger, il doit respecter les lois de ce territoire et pourrait communiquer vos renseignements personnels en vertu de ces lois.

 

Protection des renseignements personnels

Nous nous efforçons de protéger vos renseignements personnels de plusieurs façons :

Nous maintenons des normes et des procédures de sécurité visant à empêcher tout accès non autorisé à vos renseignements de nature confidentielle. Nos normes et procédures de sécurité sont actualisées et testées régulièrement afin de mieux protéger les renseignements que nous détenons à votre sujet et de garantir l’intégrité de vos renseignements personnels.

Nous avons des procédures qui donnent accès aux données personnelles identifiables seulement aux employés qui ont besoin de ces renseignements dans le cadre de leur travail. Nos employés sont formés au sujet de l’importance de protéger la confidentialité et les renseignements personnels des clients, au moyen de programmes de formation et de procédures d’exploitation normalisées. Nous prenons les mesures qui s’imposent pour que nos employés assument leurs responsabilités en matière de confidentialité.

Nos systèmes informatiques sont surveillés 24 heures sur 24, 365 jours par année, pour détecter tout signe d’altération ou d’activité non autorisée. Nous utilisons le chiffrement et des réseaux privés virtuels, effectuons des tests d’intrusion et de vulnérabilité, et mettons à profit les plus récentes technologies de pare-feu et d’antivirus. Nous surveillons aussi les courriers électroniques à des fins réglementaires et de conformité, pour protéger nos clients. Nous avons également mis en place des contrôles rigoureux afin de limiter et de surveiller l’accès de nos employés à nos systèmes.

Nos professionnels des technologies de l’information sont à l’affût des plus récents développements et apportent constamment des améliorations afin de nous maintenir à l’avant-garde dans le domaine de la sécurité des données. Une équipe d’auditeurs indépendants révise nos systèmes informatiques tous les trimestres.

Nos fournisseurs et agents, dans le cadre de leurs contrats avec Raymond James, ont l’obligation de protéger la confidentialité des renseignements personnels et ne peuvent pas utiliser ces renseignements à des fins non autorisées. Lorsque nous fournissons des renseignements personnels dans le cadre d’une enquête ou d’une ordonnance légale ou réglementaire, nous vérifions la validité de l’ordonnance et nous fournissons uniquement les renseignements nécessaires – autrement, nous demanderons votre consentement avant de transmettre des renseignements.

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que les raisons de leur collecte initiale l’exigent ou que la loi ou la réglementation l’exige. La période pendant laquelle nous conservons les renseignements dépend du produit ou du service et de la nature des renseignements. Cette période peut s’étendre au-delà de la durée de votre relation avec nous, mais seulement tant que la réglementation l’exige ou tant que cela s’avère nécessaire pour que nous puissions répondre à toute question pouvant être soulevée ultérieurement. Lorsque vos renseignements personnels ne sont plus requis, nous avons mis en place des procédures pour les faire disparaître, les supprimer, les effacer ou les rendre anonymes.

 

Accès à vos renseignements personnels

Vous pouvez demander d’accéder à vos renseignements personnels contenus dans les dossiers de Raymond James ainsi qu’aux renseignements sur l’utilisation et la divulgation de ces renseignements par Raymond James en communiquant avec le chef de la protection des renseignements personnels de la société. Voici ses coordonnées :

Tél. : 604 654-7281
Téléc: 604 654-7238
Courriel : confidentialité@raymondjames.ca
Adresse: Bureau 2100 – 925, rue Georgia Ouest, Vancouver (Colombie-Britannique) V6C 3L2 

Nous vous demanderons de fournir des détails précis comme votre numéro de succursale et votre numéro de compte. Nous répondrons rapidement à votre demande. Veuillez noter qu’il est possible que nous ne soyons pas en mesure de fournir certains renseignements à votre sujet si les dossiers concernés contiennent des références à d’autres personnes, font l’objet de privilèges juridiques, contiennent des renseignements confidentiels exclusifs à Raymond James, ou ne peuvent être divulgués pour toute autre raison d’ordre juridique. En outre, nous ne tenons pas de dossiers de divulgation pour les activités courantes ou normales.

 

Garder vos renseignements personnels à jour

Raymond James tente de maintenir des dossiers aussi exacts et complets que possible. Vous pouvez nous aider à veiller à l’exactitude des renseignements vous concernant en nous informant de toute modification de vos renseignements personnels. Si vous remarquez des erreurs dans les renseignements que nous avons à votre égard, faites-le nous savoir. Nous apporterons les corrections immédiatement et nous nous assurerons de les acheminer à quiconque détenait les mauvais renseignements. Si nous sommes en désaccord sur certains renseignements, nous prendrons note de votre point de vue dans le dossier.

 

Résoudre les problèmes en matière de protection de la vie privée

Si vous avez des questions concernant la protection de la vie privée et la confidentialité ou toute préoccupation sur la façon dont une demande de renseignements personnels a été traitée, veuillez communiquer directement avec le chef de la protection des renseignements personnels de Raymond James aux coordonnées ci-dessus.